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메일알림에 관련된 글
2008/04/25
쉐어포인트 목록 알림설정하기
2008/04/25 08:19
쉐어포인트 목록 알림설정하기
카테고리 : sharepoint
쉐어포인트 설치시에 메일기능에 대한 설치 이뤄진 후에 아래의 기능을 이용할 수 있습니다.

1. 알림 메뉴 선택하기
 
아래의 그림과 같이 모든 목록의 메뉴에는 '새로만들기', '작업', '설정' 메뉴가 있습니다.
사용자의 권한에 따라서, '새로만들기'와 '작업'메뉴만 표시되는 경우도 있습니다.
 
'작업'메뉴를 클릭하면 아래 그림과 같은 4개의 서브메뉴가 표시됩니다.
다른 내용은 다른 항목에서 다루기로 하고, 지금은 '알림'에 대해서만 설명을 드리겠습니다.

사용자 삽입 이미지

위 그림과 같이 '알림'을 선택하면 그 다음 화면은 아래의 화면이 표시됩니다.


2. 새 알림 설정 화면
 
아래 보시는 그림은 '새 알림 설정' 화면입니다.
크게, '알림 제목' '메일주소' '알림유형선택' '메시지받을 시기'의 네가지 항목이 있는데,
잘 읽어 보시면, 어떤 유형과 경우에 알림메일을 받을지 알 수 있습니다.
default로 설정된 내용을 그대로 '확인'버튼을 클릭하게 되면, 수 많은 메일을 받게 될지도 모르니,
반드시 경우와 유형을 선택하여 알림을 설정하시면 됩니다.

사용자 삽입 이미지

① 알림제목
 
알림제목은 사용자가 쉽게 인식할 수 있는 아무런 제목을 사용할 수 있습니다.
처음 접속할때에는 기본으로 입력된 내용이 있으니, 변경하기 싫으면 그냥 두어도 상관없습니다.
위 그림과 다르게 제목을 설정해 보면...

사용자 삽입 이미지


위와 같이 사용자가 알기 쉬운 내용으로 변경할 수 있는 것이죠^^


② 알림메시지를 보낼 전자메일주소
 
사용자 이름또는 전자메일 주소를 입력해야 합니다.
입력방법은 간단합니다. 메일을 받을 본인의 이름을 치고, 엔터를 누르거나,
아래의 그림과 같이 책모양의 아이콘을 클릭하는 방법입니다.

사용자 삽입 이미지

위 그림과 같이 팝업화면에서 하는 방법이외에, 바로 이름이나 메일주소를 본 창에서 입력하는 방법도 있습니다.
이렇게요...

사용자 삽입 이미지

사용자목록(메일주소 포함)에 등록되어 있으면, 이름에 밑줄이 표시되고,
없다면, 오류메시지가 표시됩니다.

③ 변경내용유형 선택
 
알림메일을 받을 변경내용 유형을 선택합니다.
- 모든 변경내용 : 모든 경우에 메일을 받게 되므로, 원치않는 메일도 수신할 수 있으니 신중히 선택하세요.
- 새 항목이 추가됨 : 역시 원하지 않는 메일을 받을 수 있으나, 새로 등록되는 요청건만 받을 수는 있습니다.
- 기존 항목이 수정됨 : 등록된 내용중에서 담당자 지정이 변경되거나, 진행상태가 변경될때 알림을 받게 됩니다.
- 항목이 삭제됨 : 거의 선택하지 않을 것 같지만, 삭제되는 항목이 있을때마다 알림을 받게 됩니다.
- 웹토론업데이트 : 주로 토론게시판에 적용되는 것으로 댓글이나 회신이 등록될때 알림을 받습니다.
 
④ 이 변경 내용에 대한 알림 메시지 보기
 
3번에서 선택한 유형의 특정한 필터링을 추가할 수 있습니다. 특정보기에 대한 내용만 알림을 받을 수 있습니다.
- 변경사항이 있을 경우 : 신규, 삭제, 수정등 모든 경우에 알림을 받게 됩니다.
- 다른 사용자가 문서를 변경한 경우 : 모든 등록건에 대해 다른 사용자가 상태를 변경하거나 추가하는 경우.
- 다른 사용자가 문서를 변경한 경우(내가만든항목) : 내가 만든 항목에 대해서 다른 사용자가 상태를 변경하거나 추가하는 경우
- 다른 사용자가 문거를 변경한 경우(내가 마지막으로 수정한 항목)
  : 내가 등록한 요청사항은 다른 사용자에 의해 수정되는 경우가 많은데, 이 경우는 그 최종 수정자가 '나'인 경우에 대해서
    다시 누군가 수정한 경우에만 알림을 받게 됩니다.
- 다음보기에 나타난 항목을 다른 사람이 변경함 : 그림과 같이 목록중에서 특정 보기에 대해서 변경된 내용을 받고자 할때
  선택하여 알림을 받을 수 있습니다.
  아래 그림은 현재 '기획,디자인, 개발 업무요청'목록의 여러 보기중에서 선택하는 예시 그림입니다.
  아래의 경우에는 '내가 담당자인 프런트개발' 보기에서만 변경된 내용이 있을때 알림을 받게끔 설정하는 그림입니다.



사용자 삽입 이미지


어렵나요?^^
 
④ 알림 메시지를 보낼 시기
 
이 부분도 재미있습니다. 변경된 내용을 바로바로 받을지, 하루동안의 내용만 받을지,
일주일동안 특정한 날짜와 시간에만 받을 지 설정하는 항목입니다.
대개, 즉시 받기 위해서는 아래의 그림의 항목중에서 '전자메일 바로 보내기'를 설정하면 됩니다.
그림의 예시는 일주일중에서 특정요일 및 그 특정요일의 특정시간에 알림을 수신하겠다는 것이죠.

사용자 삽입 이미지


<매주 월요일에 한 번 알림을 받는데, 그 시각은 오후 1시로 설정한다는 내용입니다.>
 
 
자, 이제 확인 버튼만 클릭하면 모든 알림 설정을 완료된 것입니다.
 
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