쉐어포인트 설치시에 메일기능에 대한 설치 이뤄진 후에 아래의 기능을 이용할 수 있습니다.
1. 알림 메뉴 선택하기
아래의 그림과 같이 모든 목록의 메뉴에는 '새로만들기', '작업', '설정' 메뉴가 있습니다.
사용자의 권한에 따라서, '새로만들기'와 '작업'메뉴만 표시되는 경우도 있습니다.
'작업'메뉴를 클릭하면 아래 그림과 같은 4개의 서브메뉴가 표시됩니다.
다른 내용은 다른 항목에서 다루기로 하고, 지금은 '알림'에 대해서만 설명을 드리겠습니다.
위 그림과 같이 '알림'을 선택하면 그 다음 화면은 아래의 화면이 표시됩니다.
2. 새 알림 설정 화면
아래 보시는 그림은 '새 알림 설정' 화면입니다.
크게, '알림 제목' '메일주소' '알림유형선택' '메시지받을 시기'의 네가지 항목이 있는데,
잘 읽어 보시면, 어떤 유형과 경우에 알림메일을 받을지 알 수 있습니다.
default로 설정된 내용을 그대로 '확인'버튼을 클릭하게 되면, 수 많은 메일을 받게 될지도 모르니,
반드시 경우와 유형을 선택하여 알림을 설정하시면 됩니다.
① 알림제목
알림제목은 사용자가 쉽게 인식할 수 있는 아무런 제목을 사용할 수 있습니다.
처음 접속할때에는 기본으로 입력된 내용이 있으니, 변경하기 싫으면 그냥 두어도 상관없습니다.
위 그림과 다르게 제목을 설정해 보면...
위와 같이 사용자가 알기 쉬운 내용으로 변경할 수 있는 것이죠^^
② 알림메시지를 보낼 전자메일주소
사용자 이름또는 전자메일 주소를 입력해야 합니다.
입력방법은 간단합니다. 메일을 받을 본인의 이름을 치고, 엔터를 누르거나,
아래의 그림과 같이 책모양의 아이콘을 클릭하는 방법입니다.
위 그림과 같이 팝업화면에서 하는 방법이외에, 바로 이름이나 메일주소를 본 창에서 입력하는 방법도 있습니다.
이렇게요...
사용자목록(메일주소 포함)에 등록되어 있으면, 이름에 밑줄이 표시되고,
없다면, 오류메시지가 표시됩니다.
③ 변경내용유형 선택
알림메일을 받을 변경내용 유형을 선택합니다.
- 모든 변경내용 : 모든 경우에 메일을 받게 되므로, 원치않는 메일도 수신할 수 있으니 신중히 선택하세요.
- 새 항목이 추가됨 : 역시 원하지 않는 메일을 받을 수 있으나, 새로 등록되는 요청건만 받을 수는 있습니다.
- 기존 항목이 수정됨 : 등록된 내용중에서 담당자 지정이 변경되거나, 진행상태가 변경될때 알림을 받게 됩니다.
- 항목이 삭제됨 : 거의 선택하지 않을 것 같지만, 삭제되는 항목이 있을때마다 알림을 받게 됩니다.
- 웹토론업데이트 : 주로 토론게시판에 적용되는 것으로 댓글이나 회신이 등록될때 알림을 받습니다.
④ 이 변경 내용에 대한 알림 메시지 보기
3번에서 선택한 유형의 특정한 필터링을 추가할 수 있습니다. 특정보기에 대한 내용만 알림을 받을 수 있습니다.
- 변경사항이 있을 경우 : 신규, 삭제, 수정등 모든 경우에 알림을 받게 됩니다.
- 다른 사용자가 문서를 변경한 경우 : 모든 등록건에 대해 다른 사용자가 상태를 변경하거나 추가하는 경우.
- 다른 사용자가 문서를 변경한 경우(내가만든항목) : 내가 만든 항목에 대해서 다른 사용자가 상태를 변경하거나 추가하는 경우
- 다른 사용자가 문거를 변경한 경우(내가 마지막으로 수정한 항목)
: 내가 등록한 요청사항은 다른 사용자에 의해 수정되는 경우가 많은데, 이 경우는 그 최종 수정자가 '나'인 경우에 대해서
다시 누군가 수정한 경우에만 알림을 받게 됩니다.
- 다음보기에 나타난 항목을 다른 사람이 변경함 : 그림과 같이 목록중에서 특정 보기에 대해서 변경된 내용을 받고자 할때
선택하여 알림을 받을 수 있습니다.
아래 그림은 현재 '기획,디자인, 개발 업무요청'목록의 여러 보기중에서 선택하는 예시 그림입니다.
아래의 경우에는 '내가 담당자인 프런트개발' 보기에서만 변경된 내용이 있을때 알림을 받게끔 설정하는 그림입니다.
어렵나요?^^
④ 알림 메시지를 보낼 시기
이 부분도 재미있습니다. 변경된 내용을 바로바로 받을지, 하루동안의 내용만 받을지,
일주일동안 특정한 날짜와 시간에만 받을 지 설정하는 항목입니다.
대개, 즉시 받기 위해서는 아래의 그림의 항목중에서 '전자메일 바로 보내기'를 설정하면 됩니다.
그림의 예시는 일주일중에서 특정요일 및 그 특정요일의 특정시간에 알림을 수신하겠다는 것이죠.
<매주 월요일에 한 번 알림을 받는데, 그 시각은 오후 1시로 설정한다는 내용입니다.>
자, 이제 확인 버튼만 클릭하면 모든 알림 설정을 완료된 것입니다.
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(0)간만에 쉐어포인트 이야기를 쓰는 것 같으다.
쉐어포인트에 대해서는 정말 잘 모르지만, 그저 사용하고, 뭔가 끄적거리면서
'사용성'에 대해서만 알아가는 것 같다.
여러가지의 사이트를 구성하고, 워크플로를 만들어낼 수 있는 기능들이 있지만,
마치 엑셀을 쓰면서 합산과 평균과 차트그리기, 피벗테이블 만들기 정도만 쓰다가,
어느 기능과 사용법을 알았을때의 당황스러움은 아직 없다. 모르니까...-_ -
팀페이지는 '사이트'만들기보다는 좀 더 유용하게 쓰일때가 있다.
목록을 구성하고, 라이브러리로 사용될때, 이 목록은 각 팀페이지에서 웹파트 목록으로
보기를 원하는대로 구성하여 팀페이지에 보여줄 수 있기 때문이다.
admin 계정으로 접속하면 또는 권한을 사용자에게 줬다면,
그 권한으로 우측의 '사이트 작업'을 클릭하면, 페이지만들기
메뉴를 볼 수 있게 된다.
그 바로 아래의 '사이트 만들기'는 팀 프로젝트나, 기본 공유 업무목록과 상관없이, 독립된 공간을 만들 수 있는 장점은 있으나,
페이지만들기를 통해 만들어진 페이지 처럼, 하나의 목록을
각각의 페이지별로 공유할 수 없는 단점이 있다.
게다가 팀 페이지에서는 사용하지 않게되는 팀 또는 그룹이 있어, 이를 삭제하더라도, 만들어진 컨텐츠는 계속 유지할 수 있게 된다.
이유는 정확하게 모르겠지만, 사이트에서 생성된 컨텐츠들은
휴지통에서 저장할 수 있지만(것두 해당 사이트 휴지통?)
공유차원에서 다른 페이지에서 볼 수 있는 정도도 못된다.
'사이트작업'을 클릭해서 할 수 있는 여러 메뉴들 중에서
그나마 사용해 봤던 것은 페이지편집, 페이지만들기, 사이트만들기, 페이지 편집 도구 몯음 표시..사이트 설정, 콘텐트 및 구조관리...헛...보고서 보기 때곤...-_ -
* 페이지편집 : 해당 페이지를 구성한 후, 편집 모드를 구성한다.
편집 모드에서는 영역의 이동과 연결, 컨텐트 보기 등의 페이지에 대한, 모든 편집 작업을 수행할수있다...
페이지를 구성하면, 제로보드 사용할 때 많이 썼던 최신 게시물 보기 등과 같이, 해당 페이지의 특성에 맞는 컨텐츠만을 볼 수 있도고 보기 구성을 할 수 있다. 희한한건, 실제 만들어 사용하게 되면, 더보기(리스트로 제공하는 조건에 맞는 글보기)는 전혀 관심밖이고, 페이지에 보여지는 '최신글보기'만 본다는 것이다...
결국은, 페이지의 목록의 항목제한을 처음의 10에서 지금은 30까지 늘려야만 했다.
* 페이지만들기 : 페이지 만들기는 상단에 탭으로 구성할 수 있으며(사이트 만들기도 그렇지만), 특히 팀제로 구성된 조직에서는 각 팀 페이지를 별로도 구성해서 목록을 웹파트로 조건에 맞는 내용을 불러들일 수 있도록 구성할 수 있다. 앞서 언급했지만, 사이트만들기를 통해 만들어진 페이지에서는 공유하는 목록을 불러오기가 어렵다.(어렵다는 것은, 시도했으나, 방법이 없었다는 것이다. 최소한 나에게..^^)
서로 다른 사이트로 인식해서 인지...
* 사이트만들기 : 공유하는 목록보기가 필요없는 경우에는 권한을 조정하거나, 사용자 그룹을 분리해서 특정 인력에게만 노출되어 볼 수 있는 사이트를 구성할 수 있다..예를들어, 흔한 업무와 좀 거리가 멀다 싶은, 팀장그룹같은..
참, 사용자는 상위 사이트의 권한을 그대로 승계하거나, 특정 권한을 새로 만들어 줄 순 있다.
* 페이지 편집 도구 모음 표시 : admin권한을 가진 사용자는 페이지 편집에서 바로 이용할 수 있는데, 이 메뉴를 선택하면 모든 사용자가 페이지 상단에 편집 도구 모음을 볼 수 있게 된다.
처음엔 무조건 열었다가, 체크인이 되는 바람에 페이지 편집을 날리기도 했다.
* 모든 사이트 컨텐츠 보기 : 이메뉴는 웹파트 페이지에서 좌측에 자동생성되기도 하는데, 메뉴를 선택하면,
사이트내에서 생성된 모든 컨텐츠 그룹을 볼 수 있게 된다. 목록, 문서라이브러리, 토론, 등등
제공하는 또 제공하지 않은 모든 컨텐츠들이 이 페이지에서 볼 수 있으며, 각 영역별로 '만들기'메뉴도 제공된다.
페이지를 만들고 나면, 상위사이트의 사용자가 모두 사용가능할 수 있도록 설정할 수도 있고,
팀 조직이라면, 특정팀에게만 사용권한을 줄 수 있는 페이지로 설정도 할 수있다.
그림은 페이지를 생성한 뒤 전체 생성된 페이지 목록을 보는 화면인데, 대체 바로가기를 찾을 수가 없다가, 네비게이션 중에 찾아낸 화면이다.
한참을 이 화면에서 팀별 권한을 설정한 뒤에 막연히 잊고 지내다가...
어느날 사용자 권한 작업을 하던중에..
상위 사용자 권한 화면에서, 특정 사용자만을 제외하고 모두 날린 적이 있었다.
특정 사용자만 보게 하려고....
결과는 모든 사용자가 로그인을 할 수 없는 상황 -_ -;;
특정 페이지를 생성한 후 페이지마다 사용권한을 주고 싶을때 접속하는 화면인데,
타이틀을 클릭하면, 사용할 수 있는 메뉴들이 슬라이딩 된다.
일반 사용자에게는 없는 메뉴는 사용권한 관리인데, 이 사용권한 관리를 선택하면, 모든 상위 사이트의 사용권한을 상속받을지, 특정 사용권한만을 줄 지 선택할 수 있게 된다.
이러면 해당 사용권한이 없는 사용자는 페이지가 보여도 읽기, 쓰기, 편집이 제한되거나, 화면이 아예 노출되지 않게 된다.
팀 사이트보다, 팀 페이지를 권하는 이유는 간단하다...
조직은 여러 많은 이유로 개편을 하게 된다. 짧게는 3개월 길면 6개월...
짧든, 길든, 그 기간동안 생성된 컨텐츠들은 서비스의 히스토리이고, 문제가 생겼을 때의 해결방법인데,
팀 사이트로 운용될 때에는 사용된 컨텐츠의 복원이나 재 노출이 사실상 어려워진다.
팀 사이트에서 업무요청을 하던 팀이 사라졌으면, 그 팀에 요청하던 업무내용은 공유할 수 있는 방법이 어려워지지만. 팀 페이지에서는 업무요청팀의 항목만 빼주면 그만이다. 같은 양식으로 계속 공유가 가능하고, 필요에 따라서는 개인설정 보기나 공유보기 등으로 화면에 리스팅해서 보여줄 수 있기 때문이다.
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